Persondatapolitik - Vi tager din sikkerhed seriøst
PiiPL er forpligtet til at beskytte fortroligheden, integriteten og tilgængeligheden af vores kunders, leverandørers, samarbejdspartneres, interessenters og medarbejderes oplysninger, herunder personoplysninger. Vi tager vores ansvar meget seriøst og arbejder kontinuerligt med at sikre vores overholdelse af databeskyttelsesloven, herunder EU Databeskyttelsesforordningen (GDPR), der trådte i kraft d. 25. maj 2018. Du vil her kunne orientere dig om, hvilke kategorier af oplysninger, vi behandler og til hvilke formål. Du kan også orientere dig om, hvordan vi beskytter persondata.
PiiPL leverer HR-services herunder organisationsudvikling, personlig udvikling, workshops og coaching. Ydelserne omfatter behandling af personoplysninger på vegne af vores kunder. PiiPL er dermed databehandler for kunden og behandler alene oplysningerne efter instruks fra kunden. Levering er derfor altid betinget af, at der er indgået en databehandler kunden, som indeholder instruks og vilkår for PiiPL’s behandling af personoplysninger.
Hvilke oplysninger indsamles?
Vi indsamler alene de personoplysninger, der er nødvendige til de aftalte formål. Dette omfatter almindelige personoplysninger, herunder oplysninger om navn, adresse, telefonnummer og e-mailadresse på kunder, kunders ansatte, ansøgere til ledige stillinger hos kunder og kontaktpersoner hos kunden.
Til hvilke formål indsamles oplysningerne og grundlaget herfor.
Vi behandler almindelige personoplysninger med det formål at kunne opfylde aftalen med kunden, herunder:
Håndtere tilbuds- og ordreflow
Levere den bestilte ydelse
Fakturere kunden
Endvidere er behandlingen nødvendig for, at PiiPL kan forfølge en legitim interesse i at kunne administrere, kontrollere og udvikle vores forretning og ydelser.
I forbindelse med levering af HR-ydelser omfattende personprofiler, indsamler og behandler vi på vegne af kunden oplysninger, som kundens medarbejder giver os i forbindelse med besvarelse af en elektronisk spørgeramme. Behandling forudsætter, at der foreligger hjemmel hertil fra kunden i form af databehandleraftale samt at medarbejderen har givet sig udtrykkelige samtykke til indsamling og behandling.
Hvilke oplysninger indsamles?
Vi indsamler almindelige oplysninger såsom navn, organisation, e-mailadresse og køn. Medarbejderen kan valgfrit også oplyse os om fødselsdato, stillingsbetegnelse, adresse og telefonnummer. Desuden indsamles præferencedata, som består af medarbejderens svar på en række ordpar, hvor medarbejderen bliver bedt om at angive, hvor godt disse beskriver medarbejderen og dennes præferencer.
Til hvilke formål indsamles oplysningerne og grundlaget herfor.
Vi behandler alene oplysningerne for at generere medarbejderens unikke personprofil og udlevere en kopi til medarbejderen i forbindelse med en workshop eller en tilbagemelding, som gives af én af PiiPL’s akkrediterede facilitatorer. Såfremt kunden har anmodet herom og medarbejderen har givet sit udtrykkelige samtykke hertil, udleveres også teamhjul til illustration af teamets præferencemæssige sammensætning.
PiiPL har implementeret sikkerhedsforanstaltninger til at sikre databeskyttelse af personoplysninger. Disse foranstaltninger omfatter blandt andet regler for adgangskoder, lås på ubenyttede PC’ere, aflåst opbevaring af personoplysninger på print og virusscanner på alle PC’ere.
Foranstaltningerne vurderes løbende med henblik på at sikre kontinuerlig efterlevelse af gældende lovmæssige regler og retningslinjer for behandling af personoplysninger.
PiiPL anvender eksterne leverandører af it-services (cloud-løsninger) med hvem der er indgået de nødvendige databehandleraftaler for efterlevelse af databeskyttelsesforordningen.
I tilfælde af databrud eller mistanke om databrud med høj risiko for tab eller misbrug af data, vil PiiPL underrette de implicerede personer så hurtigt som muligt.
Som registreret har du en række rettigheder, som PiiPL som dataansvarlig er forpligtet til at opfylde.
Du har således:
- ret til at få indsigt i, hvilke personoplysninger, PiiPL behandler om dig
- ret til at få berigtiget og ajourført de personoplysninger, PiiPL har registreret om dig
- ret til at få slettet de personoplysninger, PiiPL har registreret om dig
- ret til at trække et samtykke til behandling af dine personoplysninger tilbage.
Ønsker du at få slettet dine personoplysninger, sletter PiiPL alle oplysninger, som vi ikke har et kontrakt- eller lovmæssigt grundlag for at behandle og indstiller omgående behandlingen.
Er behandlingen af personoplysninger baseret på et samtykke fra dig, har du ret til at trække samtykket tilbage, hvilket betyder, at behandling herefter ophører, medmindre PiiPL efter lovgivning er pålagt at skulle behandle personoplysningerne.
Du kan ved skriftlig anmodning til PiiPL enten modtage en udskrift af dine personoplysninger, få ajourført dine personoplysninger, gøre indsigelser eller anmode om at få slettet dine personoplysninger. Din anmodning skal underskrives af dig og indeholde dit navn, adresse, telefonnummer og e-mail. Anmodningen sendes via e-mail til happy@piipl.dk.
Hvis du er ansat hos én af PiiPL’s kunder og PiiPL behandler dine data efter instruks fra din arbejdsgiver, er din arbejdsgiver dataansvarlig, og du skal derfor henvende dig til din interne kontaktperson for at udøve dine rettigheder som registreret
Vi indsamler og behandler personoplysninger om vores leverandører og samarbejdspartnere, herunder personoplysninger om personer ansat hos leverandører og samarbejdspartnere.
Hvilke oplysninger indsamles?
Vi behandler alene almindelige oplysninger, herunder kontaktoplysninger.
Til hvilke formål indsamles oplysningerne og grundlaget herfor.
Vi behandler oplysningerne til brug for kontraktstyring samt modtagelse af varer og tjenester fra vores leverandører og samarbejdspartnere og, hvor det er relevant, til at levere den bestilte ydelse til vores kunder.
Vores grundlag er at opfylde kontrakten, som den registrerede er part i. Hvis den registrerede ikke er part i kontrakten, er vores grundlag for at behandle oplysningerne et sagligt hensyn til at kunne opfylde kontrakten med leverandøren eller samarbejdspartneren.
Når du besøger vores hjemmeside, informerer vi dig om indsamlingen af cookies og personoplysninger. Personoplysningerne indsamles typisk, når du benytter vores tjenester på hjemmesiden eks. anmodning om at vi kontakter dig.
Hvilke oplysninger indsamles
Vi indsamler kun almindelige personoplysninger såsom navn, virksomhed, adresse, e-mail, telefonnummer og lignende identifikationsoplysninger.
Til hvilke formål indsamles oplysningerne og grundlaget herfor
Vi indsamler oplysninger til brug for målrettet markedsføring og statistik. Disse oplysninger overgives til 3-part. Du har mulighed for at fravælge indsamle af oplysninger, der overgår til 3-part.
Vores grundlag for at behandle personoplysningerne er således enten dit samtykke eller PiiPL’s forretningsmæssige og saglige interesse i at udvikle vores forretning og tilpasse vores markedsføring.
PiiPL videregiver kun oplysninger i det omfang, det er nødvendigt for at opfylde vores leverings- og forretningsmæssige formål og forpligtelser samt lovmæssige krav om videregivelse af oplysninger.
PiiPL kan benytte sig af tredjeparter, f.eks. autoriserede konsulenter i forbindelse med levering af vores ydelser. Sådanne tredjeparter vil i den forbindelse få udleveret personoplysninger, der er nødvendige for, at de kan levere den aftalte ydelse. Databehandling hos tredjepart forudsætter altid, at der er indgået en databehandleraftale mellem PiiPL og den aktuelle tredjepart samt at den person, hvis data behandles, forud for videregivelsen har afgivet sit samtykke hertil.
PiiPL har indgået og vil fremadrettet indgå de aftaler, der er nødvendige for at sikre datasikkerheden og overholde vores databeskyttelsesforpligtelser. Dette gælder også i det omfang PiiPL anvender cloudbaserede it-services.
PiiPL foranlediger sletning af af alle personoplysninger, når vi i henhold til lovgivningen ikke længere er pålagt at gemme oplysningerne eller ikke længere har et formål med opbevaring og behandling af oplysningerne.